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Cuando recibes una factura electrónica, es común guardar únicamente el PDF porque es el archivo más fácil de abrir y consultar. Sin embargo, una factura electrónica también está asociada a otros archivos que cumplen funciones diferentes.

PDF, XML y CDR no son lo mismo y conocer su función te ayudará a gestionar correctamente tus comprobantes electrónicos.

¿Cuál es la diferencia entre PDF, XML y CDR?

• PDF: para visualizar
  Es la representación que permite leer y compartir fácilmente los datos de la factura: emisor, receptor, productos o servicios, impuestos, importe, entre otros.
  
  Es útil para la consulta, pero no reemplaza al XML ni al CDR.
   
• XML: para procesar la información
  Contiene la información estructurada del comprobante electrónico y permite que los sistemas informáticos puedan procesarla.
  
  El XML forma parte del proceso de emisión y validación de los comprobantes electrónicos, de acuerdo con las estructuras establecidas por SUNAT.
   
• CDR: para conocer el resultado
  El CDR (Constancia de Recepción) informa el resultado de la validación del comprobante. Puede indicar:
  • Aceptada: cumple con las validaciones.
  • Aceptada con observación: mantiene su validez, pero presenta una observación.
  • Rechazada: no cumple con las condiciones establecidas y no tiene validez tributaria.

El proceso puede involucrar directamente a SUNAT o a un OSE, dependiendo del sistema de emisión utilizado.

¿Debes conservar los tres archivos?

Como buena práctica, conserva el PDF, XML y CDR asociados a tus comprobantes electrónicos.

SUNAT establece obligaciones de almacenamiento, archivo y conservación de los comprobantes electrónicos y las constancias correspondientes, según el sistema de emisión.